Вътрешни правила за реда и организацията за възлагане на обществените поръчки и за контрола на изпълнението на сключените договори в Дом на учения при БАН

БЪЛГАРСКА АКАДЕМИЯ НА НАУКИТЕ

 

 

Д О М   Н А  У Ч Е Н И Я

бул.”Шипченски проход” № 50

1113 София, България

тел: 02 / 871 00 09; 870 21 40, факс: 02 / 871 66 09

        e-mail: housebas@bas.bg, hotel.ban@abv.bg

 

 

                                                                                    УТВЪРДИЛ:

                                                                                    Валентин Манов

                                                                                    Директор на Дом на учения при БАН

                                                                                    Дата: 01.10.2014г.

 

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА 

за реда и организацията за възлагане на обществените поръчки и за контрола на изпълнението на сключените договори в Дом на учения при БАН

 

Раздел І Общи положения

Чл. 1. (1) Настоящите правила уреждат:

  1. реда за планиране, подготовка и провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки по Закона за обществените поръчки (ЗОП);
  2. задълженията и отговорностите на служителите в Дом на учения при БАН във връзка с възлагането на обществени поръчки;
  3. съхранението и достъпа до документите, създадени и събрани в хода на провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки;
  4. контрола по изпълнение на сключените договори за възлагане на обществени поръчки.

(2) Настоящите правила целят да създадат условия за законосъобразно и ефективно разходване на бюджетните средства, както и публичност и прозрачност в дейността по планиране, провеждане и възлагане на обществените поръчки в Дом на учения при БАН.

(3) Вътрешните правила се прилагат от всички длъжностни лица, които имат задължения по изпълнението на дейностите по планиране, подготовка и провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки, включително чрез публични покани, както и при възлагане на обществени поръчки без процедура и без публична покана.

(4) Вътрешните правила се прилагат съвместно с утвърдените правила и процедури от действащата Система за финансово управление и контрол /СФУК/ на ДУ БАН.

Чл. 2. (1) Директорът на Дом на учения при БАН може да делегира правомощията си по възлагане на обществени поръчки на друго длъжностно лице, на основание чл. 8 ал. 2 ЗОП.

(2) Упълномощаването по предходната алинея може да бъде за организирането и провеждането на конкретна процедура, за определен брой или за всички процедури.

Чл. 3. Директорът на Дом на учения при БАН организира, координира и контролира действията, свързани с възлагането на обществени поръчки в ДУ – БАН.

Чл. 4. (1) Финансовият контрольор осъществява предварителен контрол на процедурите за възлагане на обществени поръчки (процедурите по смисъла на закона) и на обществените поръчки по глава осма „а” от ЗОП. Документациите за тези видове обществени поръчки се предоставят за предварителен контрол на финансовия контрольор, преди да бъдат предоставени на Директора на ДУ БАН за съгласуване.

(2) Всички видове договори – независимо от стойността им и вида на поръчката – се предоставят за предварителен контрол на финансовия контрольор, преди да бъдат предоставени на Директора на Дом на учения при БАН за съгласуване.

Чл. 5. (1) Всички документации за процедури по обществени поръчки и за обществени поръчки по глава осма „а” от ЗОП, всички решения по процедури, всички заповеди за определяне на комисии за оценка на оферти, както и всички договори независимо от стойността им и вида на процедурата се съгласуват по компетентност и се представят на Директора на ДУ БАН за одобрение и/или подпис. Протоколите от работата на комисиите за оценка на оферти се предоставят директно на Директора на Дом на учения при БАН.

(2) Директор на ДУ осъществява контрол и отговаря за спазването на законоустановените срокове по ЗОП при организирането, провеждането и изпълнението на процедурите.

 

 

Раздел ІІ Планиране на обществените поръчки

Чл. 6. (1) Планирането на обществените поръчки се извършва от текущата за следващата година. Процесът на планиране на обществените поръчки за следващата година се осъществява  едновременно с разработването на проекта на бюджет на ДУ – БАН за следващата година.

(2) Директорът на Дом на учения при БАН в срок до 20 юни на текущата година изисква писмено  информация за:

– необходимостта от извършване на строителство, осъществяване на доставки или услуги за следващата година за нуждите на ДУ – БАН;

– мотивите за осъществяване на съответните дейности.

В предложенията се отразяват и изтичащите през следващата година договори за периодично повтарящи се доставки и услуги. Получената информация се обобщава от отдел „Личен състав”, съгласува се по компетентност с отделите и звената, имащи отношение към поръчките и в срок до 1 декември на текущата година се предоставя за одобрение от Директора на ДУ – БАН. Обобщената информация съдържа: предмет на поръчката, мотиви за необходимостта от поръчката, прогнозна стойност на поръчката, вид на процедурата съобразно стойността на обществената поръчка, срок за сключване на договора. След одобрението на Директора на ДУ – БАН, в срок до 20 декември на текущата година, обобщената информация за планираните обществени поръчки за следващата година се изпраща от служител на отдел „Личен състав” до  отдел „Финансово – счетоводен” с цел включване на планираните обществени поръчки в проекта за бюджет на Дом на учения при БАН за следващата година.

(3) Въз основа на обобщената информация и след приемане на бюджета на ДУ -БАН отдел „Финансово – счетоводен” изготвя план-график на процедурите  за възлагане на обществени поръчки по реда на ЗОП и за обществени поръчки по реда на глава осем ”а” от ЗОП, който съдържа информация за предмета на ОП, вид на процедурата, месец от годината, през който следва да се сключи договор и прогнозна стойност съгласно Приложение № 1. План-графикът се изготвя в срок до 31.01. на следващата година и се съгласува с Директора на ДУ – БАН.

(4) Прогнозната стойност на обществената поръчка се определя съгласно чл. 15 от ЗОП. За дейности, за които няма провеждани сходни поръчки през предходната година, се извършва предварително проучване за стойността на поръчката, включително и на обособените позиции, като се спазват принципите на ЗОП за равнопоставеност и лоялна конкуренция. Проучването за стойността на поръчката се извършва чрез проучване на цените на съответните стоки, услуги или строителство в Интернет, чрез проучване в справочници, каталози, брошури, справочник за цени в строителството и други.

Чл. 7. В срок до 01.03. на текущата година отдел „Личен състав” подготвя предварителни обявления на планираните ОП съгласно утвърдения План-график при условията на чл. 23 ЗОП, които изпраща до АОП за вписване в Регистъра на ОП.

Чл. 7а. (1) При възникнала необходимост от процедура за възлагане  на ОП, която не е включена в годишния план, заявителят инициира започването й с мотивирана докладна записка.

(2) Докладната записка по ал.1 се подава от заявителя, имащ  пряко отношение към предмета на ОП до Директора на ДУ – БАН. Докладната предварително трябва да е съгласувана с отдел”Финансово – счетоводен”  относно  наличието  на средства по бюджета на ДУ – БАН и съдържа следната информация :

  1. предмет на ОП;
  2. обосновка за необходимостта от възлагане на поръчката;
  3. прогнозна стойност, срокове и условия за изпълнението й.

В докладната записка освен необходимите реквизити, може да се включи и информация  за извършено маркетингово проучване с оглед определяне стойността на поръчката, както и други специфични изисквания.

 

Раздел ІІІ Подготовка на процедурата за възлагане на обществена поръчка

 Чл. 8.  (1) Подготовката на процедура за възлагане на обществена поръчка се извършва от определена със Заповед на Директора на Дом на учения при БАН комисия, в която се включват служители на отдел „Счетоводство“, специалисти по предмета на обществената поръчка и правоспособен юрист.

(2) Подготовката на процедурата за възлагане на обществена поръчка  включва:

  1. 1. Изготвяне на техническо задание, съдържащо пълно описание на предмета на поръчката и техническите спецификации. Техническото задание се изготвя и подписва от специалисти по предмета на обществената поръчка;
  2. Подготовка на документацията за участие в процедурата за възлагане на обществена поръчка, която документация включва решение за откриване на процедурата, обявление за обществената поръчка (респ. покана за участие в договарянето), изисквания към кандидатите или участниците за икономическо и финансово състояние, технически възможности и/или квалификация (съгласно чл. чл. 50 и чл. 51 от ЗОП), както и всички други изисквани документи и информация съгласно чл. 28, ал. 1 от ЗОП.

(3) Документацията се изготвя в един екземпляр, окомплектова се съобразно изискванията на чл. 28, ал. 1 от ЗОП. Документацията се представя на финансовия контрольор за предварителен контрол, след което се представя на Директора на ДУ – БАН за утвърждаване и подпис.

      Чл. 9. В случаите, когато обществената поръчка се възлага чрез процедури на договаряне или по реда на  глава осем „а” от ЗОП, подготовката на процедурата може да се извърши без назначаване на специална комисия. Поканите за участие в процедурите на договаряне или публичната покана се изготвят от отдел „Личен състав”, съгласуват се с отдел „Счетоводство” и по компетентност с отделите и звената, имащи отношение към поръчката и се представят на Директора на ДУ – БАН за одобрение и подпис.

Чл. 10. Когато документацията за участие е с по-малък обем, същата се предоставя безплатно на кандидатите и потенциалните участници.

 

Раздел ІV Обявяване и провеждане на процедурата за възлагане на обществена поръчка

 Чл. 11. (1) Отдел „Личен състав” изпраща с придружително писмо, подписано от Дом на учения при БАН и по електронна поща решението и обявлението за обществената поръчка до Агенцията по обществени поръчки (АОП) за вписването им в Регистъра на обществени поръчки и когато е приложимо за изпращане на обявлението до ОВ на ЕС. Когато се използва електронен подпис, упълномощен служител, притежаващ електронен подпис изпраща решението и обявлението за обществената поръчка до АОП по електронна поща с електронен подпис или въвежда решението и обявлението в Регистъра на обществените поръчки по реда на Правилника за прилагане на ЗОП. Като упълномощен потребител с право да изпраща съответните документи с електронен подпис трябва да бъде регистрирани в АОП поне един служители на ДУ-БАН. Обявленията за обществените поръчки, освен в Регистъра на обществените поръчки (АОП) се публикуват и на Интернет страницата на ДУ – БАН. След публикуването на обявлението в Регистъра на обществените поръчки се изпраща   съобщението за обществената поръчка до средствата за масово осведомяване. В съобщението се посочват най-малко предметът на обществената поръчка и датата на публикуване на обявлението в Регистъра на обществените поръчки и не може да включва информация, която не се съдържа в обявлението.

(2) Организира се изпращането на поканите за участие до съответните участници при ограничената процедура, при състезателен диалог и при процедурите на договаряне.

Чл. 12. (1) Отдел „Личен състав”:

  1. организира и отговаря за подготовката и окомплектоването на документацията за участие в процедурите;
  2. уведомява служителите в отдел „ Деловодство“ и отдел „ Финансово – счетоводен“ , а също и финансовия контрольор за обявената обществена поръчка;
  3. отговаря за подготовката на поканите при процедури на договаряне с или без обявление по ЗОП, за подготовката на поканите при ограничената процедура и при състезателен диалог.

(2) Документацията за участие в процедурата се предоставя от служител на отдел „ Личен състав“ на кандидатите и потенциалните участници, предварително заплатили стойността й и представили платежен документ, удостоверяващ това обстоятелство, в случаите когато същата се заплаща. При поискване документацията се изпраща  на лицата за тяхна сметка. При предоставянето на документацията за участие на кандидатите и потенциалните участници, служител обществени поръчки (ОП) от отдел „Личен състав” води регистър на лицата получили документацията, съдържащ име, телефон, факс и електронна поща на тези лица.

(3) В случай, че в обявлението за обществената поръчка е посочено, че възложителят не е съгласен прогнозната стойност на поръчката да бъде публикувана в Регистъра на обществените поръчки, в документацията за участие, която се предоставя  на потенциалните участници и в документацията за участие която се публикува на Интернет страницата ДУ- БАН следва да се приложи обявлението за обществена поръчка така както е публикувано на Интернет страницата на АОП (без прогнозната стойност на поръчката).

Чл. 13. Разясненията по документацията за участие по смисъла на чл. 29 от ЗОП се подготвят от служител към отдел ”Личен състав“ съвместно с лицата, изготвили техническото задание. Отговорът се съгласува, с отдел “Финансово – счетоводен”, ако се отнася до тяхната компетентност и се предоставя за подпис на Директора на Дом на учения при БАН. Разясненията се публикуват в профила на купувача и се изпращат до съответните лица по реда и в сроковете, определени в  чл. 29 от ЗОП.

Чл. 14. (1) При приемане на офертите или заявленията за участие, служителят от деловодството отбелязва върху плика поредния номер, датата и часът на получаването и издава документ с входящ номер на приносителя на офертата.

(2) Служителят по ал. 1 вписва офертите/заявленията за участие във входящ регистър, който съдържа:

  1. предмет на обществената поръчка;
  2. име на кандидата / участника;
  3. входящ номер на офертата/заявлението за участие, съдържащ и дата и час на получаване на офертата/заявлението за участие;
  4. всички обстоятелства, в случаите при които възложителят не е приел и е върнал незабавно на кандидатите/участниците заявления/оферти, които са представени след изтичане на крайния срок за получаване или в незапечатан или скъсан плик.

(3) Заявленията/офертите се съхраняват в каса или в шкаф, който се заключва в отдел “Финансово – счетоводен”. Предаването на офертите/заявленията за участие от служба “Деловодство” на отдел „Финансово – счетоводен” става след изтичането на крайния срок за получаване на офертите. При получаването на офертите, служителят на отдел „Финансово – счетоводен” изготвя регистър-опис на получените оферти, съдържащ реквизитите по ал. 2, т. 1 – 4. Така изготвеният регистър-опис на получените оферти се подписва от служител на служба “Деловодство” и от служителя на отдел „Финансово – счетоводен”.

Чл. 15. В случаите, когато е необходимо да се изготви решение за промяна по смисъла на ЗОП (поради необходимост от промяна в документацията за участие и/или при удължаване на обявените срокове в процедурата), решението (и евентуално корекциите в обявлението и/или в документацията) се изготвя от отдел „Личен състав” и се предоставя за подпис на Директора на ДУ – БАН.

Чл. 16. (1) Директорът на Дом на учения при  БАН назначава комисия за провеждане на процедурата за обществена поръчка, като определя нейния състав и резервни членове. Комисията се назначава по реда, при условията и в сроковете, определени в чл. 34  от ЗОП. Участието на външен експерт в и/или консултанти  към комисията е съгласно разпоредбите на ЗОП.

(2) Председателят на комисията:

  1. ръководи заседанията на комисията, организира и координира работата на комисията;
  2. следи за спазване на срока на работата на комисията и при необходимост уведомява Директора на ДУ – БАН за необходимостта от удължаването му;
  3. подготвя до Директора на Дом на учения при БАН заповед за определяне на нов член на комисията в случаите, когато редовен член не може да бъде заместен от резервен;
  4. уведомява Директора на ДУ – БАН за приключване работата на комисията и предоставя на Директора на Дом на учения при БАН заедно с всички документи, събрани в хода на процедурата, протокола / доклада за извършената от комисията работа.

Чл. 17. (1) След приключване работата на комисията, Директорът на ДУ БАН в сроковете, по реда и при условията на чл. 73, ал. 1 и 2 от ЗОП издава мотивирано решение, с което обявява класирането на участниците и участника, определен за изпълнител. Отдел „Личен състав” изготвя и уведомителните писма до участниците, с които им се изпраща решението. Писмата се подписват от Директора на Дом на учения при БАН. Решението се изпраща до участниците в деня, в който в профила на купувача е публикуван протокола от работата на комисията и решението за класиране на участниците

(2) Директорът на ДУ- БАН прекратява процедурата при условията на чл. 39, ал. 1 от ЗОП и може да прекрати процедурата при условията на чл.  39, ал. 2 от ЗОП.

(3) Директорът на Дом на учения при  БАН има право на контрол върху работата на комисията преди издаване на съответните решения, съгласно разпоредбите на чл. 36а от ЗОП.

Чл. 18. (1) Отдел „Личен състав” организира изпращането на решенията на възложителя за класиране на участниците и определяне на Изпълнител и на решенията за прекратяване на процедурите по реда и в сроковете определени в ЗОП. Решенията за прекратяване на процедурите освен до участниците се изпращат и до изпълнителния директор на АОП.

(2) В случаите на прекратяване на ОП на основание чл. 39, ал. 1, т. 3, 5, 6 и ал. 2 от ЗОП отдел „Личен състав” уведомява в 3-дневен срок отдел „Финансово – счетоводен” за необходимостта от възстановяване на  участниците на направените от тях разходи за закупуване на документация за участие в процедурата.  Отдел „Финансово – счетоводен” възстановява в 10-дневен срок  направените разходи.

Чл. 19. Отдел „Личен състав” следи сроковете за обжалване по чл. 120 от ЗОП и при наличие на жалба(и), изготвя копие на цялата преписка и ведно с постъпилите жалби изпраща преписката на Директора на Дом на учения при БАН.

Чл. 20. След изтичането на сроковете по обжалване, съответно приключване на процесуалните действия по чл. 120 от ЗОП и влизане в сила на решенията на КЗК, съответно ВАС или на определение, с което е допуснато предварително изпълнение на решението на възложителя за определяне на изпълнител, отдел „Личен състав”  предприема действия по сключване на договор с определения за изпълнител участник.

Чл. 21. При необходимост, отдел „Личен състав” изготвя писма, с изискване от класираните участници да удължат срока на валидност на офертите си и ако е приложимо и на валидността на гаранциите си за участие си до момента на сключване на договора.

Раздел V Сключване на договор за обществена поръчка

 Чл. 22. (1) Отдел „Личен състав” подготвя договора с участника, определен за изпълнител, като договорът е съобразен с проекта на договор, приложен към документацията за участие в процедурата и конкретното предложение на участника, определен за изпълнител. Подготвеният договор се съгласува по компетентност с правоспособен юрист.

(2) Преди подписването на договора, отдел „Личен състав” изисква от изпълнителя на обществената поръчка представянето на необходимите документи съгласно чл. 47, ал. 10 от ЗОП и чл. 48, ал. 2 от ЗОП.

(3) Проектът на договор се окомплектова с всички необходими документи и  се предоставя на финансовия контрольор за предварителен контрол и на отдел „Финансово – счетоводен” за съгласуване. След това договорът се предоставя на Директора на Дом на учения при БАН за подпис. Договорът се сключва в срока и по реда, определени в ЗОП. Подписаният от Директора на ДУ – БАН договор се предоставя от отдел „Личен състав” за подпис на изпълнителя на обществената поръчка.

(4) Оригиналите на сключените договори за обществени поръчки се съхраняват в отдел „Финансово – счетоводен” заедно с оригинала на гаранцията за изпълнение на договора.

Чл. 23. Отдел „ Личен състав“  заедно с отдел „Финансово – счетоводен ”отговарят за:

  1. връщането на оригиналите на банковите гаранции, представени за участие в процедурите, като гаранциите се връщат на участниците на ръка срещу подпис. Писмото до участника се изготвя от отдел „Личен състав” и се съгласува с отдел „Финансово – счетоводен.” В случай, че гаранцията за участие е представена под формата на парична сума, отдел „Личен състав” изисква отдел „Финансово -счетоводен” сумата да бъде възстановена по посочена от участника банкова сметка. Гаранциите за участие се връщат / освобождават в сроковете, определени в чл. 62 от ЗОП.
  2. задържането на гаранциите за участие и упражняването на правата по тях в случаите, предвидени в чл. 61 от ЗОП.

Чл. 24. Отдел „ Личен състав“ отговаря за изпращането в 7-дневен срок на информация, изготвена по образец съгласно чл. 44 от ЗОП, за всеки сключен договор за обществена поръчка или за сключено рамково споразумение до АОП за вписване в Регистъра на обществените поръчки, както и за изпращането на информация за всеки изпълнен договор за обществена поръчка в срока определен в Правилника за прилагане на ЗОП. Отдел „Личен състав” отговаря за изпращането до АОП и на информация за всеки договор, сключен въз основа на рамково споразумение, в 7-дневен срок след сключването му.

Раздел VІ Възлагане на обществени поръчки чрез публична покана – по реда на глава осма „а” от ЗОП

Чл. 25. В случаите, когато прогнозната стойност на обществената поръчка без ДДС за строителство, доставки или услуги попада в условията на чл. 14, ал. 4 от ЗОП, възлагането на поръчката става чрез публична покана по реда на глава осма „а” от ЗОП. В случаите, когато обществената поръчка не е включена в план-графика на поръчките за съответната година, началникът на отдела и/или ръководителя на звеното, заявил необходимостта от съответната поръчка, изготвя мотивиран доклад до Директора на ДУ – БАН, в който се описва предмета на поръчката, мотивите за необходимостта от поръчката и прогнозната стойност на поръчката.

 Чл. 26. (1) Отдел „Личен състав” изготвя публичната покана и допълнителната информация към поканата, като за изготвянето на техническите спецификации за поръчката могат да участват служители на функционалното звено, в обхвата на което попада съответната поръчка. При изготвянето на публичната покана отдел „Личен състав” спазва разпоредбите на глава осма „а” от ЗОП. След това публична покана се предоставя на Директора на Дом на учения при  БАН за одобрение.

(2) След одобрението на публичната покана от Директора на ДУ – БАН, същата се въвежда в Портала за обществени поръчки от упълномощен служител с използването на електронен подпис. Същият ден поканата задължително се публикува и на Интернет страницата на Дом на учения при БАН. В профила на купувача заедно с поканата се публикуват и приложенията към нея.

(2а) Отдел „Личен състав” може да изпрати поканата и до избрани физически и/или юридически лица при спазване разпоредбите на ЗОП. Съобщението се изготвя от отдел „Личен състав”, подписва се от Директора на ДУ – БАН и не може да се съдържа повече информация от тази в поканата, публикувана на портала.

(2б) Постъпилите оферти се съхраняват в каса или в шкаф, който се заключва в служба “Финансово – счетоводен”.

(3) Отдел „Личен състав” оттегля публичната покана поради необходимост от промяна на първоначално обявените условия, по реда и при условията, определени в ЗОП и в Правилника за прилагане на ЗОП.

(3а) При писмено искане, направено до три дни преди изтичане на срока за получаване на оферти, отдел „Личен състав” най-късно на следващия ден публикува в профила на купувача писмени разяснения по условията на обществената поръчка. Разясненията се изготвят от отдел „Личен състав” и се подписват от Директора на ДУ – БАН.

(4) Директорът на Дом на учения при БАН определя със Заповед комисия, отговорна за получаването, разглеждането и оценката на офертите. В комисията задължително се включва най-малко едно лице, притежаващо професионална компетентност, свързана с предмета на поръчката, правоспособен юрист или юрисконсулт от отдел. В състава на комисията се посочват членове и резервни членове. Комисията се назначава преди изтичане срока за получаване на оферти.

(5) Комисията, отваря, разглежда и оценява офертите при следния ред:

  1. След получаване на офертите членовете на комисията попълват и подписват декларации за обстоятелствата по чл. 35, ал. 1, т. 2 – 4 от ЗОП.
  2. Отварянето на офертите се извършва при условията на чл. 68, ал. 3 от ЗОП. След отварянето на офертите комисията обявява ценовите предложения и предлага по един представител от присъстващите участници да подпише техническите и ценовите предложения.
  3. След публичното отваряне на офертите, комисията разглежда офертите при закрити врати. Комисията разглежда офертите в цялост. Комисията може да изисква от участниците разяснения и/или представяне на допълнителни документи по отношение на данните за лицето, което прави предложението и по отношение на документите, свързани с критериите за подбор, поставени от възложителя. Когато установи липса на данни за лицето, което прави предложението и/или несъответствие с критериите за подбор, документи, несъответствие, друга нередовност, включително фактическа грешка по отношение на тези документи, комисията ги посочва в изрично съставен за целта протокол и/или в отделни писма до участниците. Комисията изпраща протокола и/или писмата на всички участници в един и същи ден или изпраща писмата до съответните участници след изготвянето им по факс и/или по електронна поща по реда и при условията на Закона за електронния документ и електронния подпис. Комисията определя срок за отговор от участниците, който не може да бъде по-кратък от 2 работни дни от получаването на протокола и/или респективно на писмото. от съответния участник. Участникът може в съответствие с изискванията на възложителя, посочени в публичната покана, да замени представени документи или да представи нови, с които смята, че ще удовлетвори поставените от възложителя критерии за подбор.
  4. По отношение на техническите и ценовите предложения на участниците, комисията при необходимост може по всяко време:

4.1. да проверява заявените от участниците данни, включително чрез изискване на информация от други органи и лица. Тази възможност може да се използва и по отношение на данните за лицето, което прави предложението и по отношение на документите, свързани с критериите за подбор.

4.2. да изисква от участниците:

а) разяснения за заявени от тях данни;

б) допълнителни доказателства за данни от документите, съдържащи се в техническите и ценовите предложения на участниците, като тази възможност не може да се използва за промяна на техническото и ценовото предложение на участниците.

  1. Комисията съставя протокол за резултатите от работата си и го представя на Директора на ДУ – БАН за утвърждаване.

(5а) След утвърждаване на Протокола от Директора на Дом на учения при БАН в един и същи ден отдел „Личен състав” изпраща протокола на участниците и го изпраща за публикуване в профила на купувача при условията на чл. 22б, ал. 3 от ЗОП.

(6) Директорът на Дом на учения при  БАН не издава отделно решение за определяне на изпълнител, а за изпълнител се счита  определения участник  в утвърдения протокол.

(7) След утвърждаване на протокола от Директора на ДУ – БАН, отдел „Личен състав” изготвя договора с определения за Изпълнител участник. при спазване разпоредбите на ЗОП – и при сключване на договора изисква от участника, определен за Изпълнител необходимите документи за доказване липса на обстоятелствата по чл. 47, ал. 1, т. 1 от ЗОП и чл. 47, ал. 5 от ЗОП.

(8) Договорът се окомплектова с всички необходими документи, подготвя се в 2 екземпляра и се предоставя на финансовия контрольор за предварителен контрол и на отдел „Финансово – счетоводен”. След това договорът се предоставя на Директора на ДУ – БАН за подпис.

(8а) Отдел „Личен състав” може последователно да предложи на Директора на ДУ – БАН сключване на договор при условията и реда на чл. 101е, ал. 3 от ЗОП с участника, класиран на второ и на следващо място, когато с участника, който е имал право да сключи договора не е сключен договора, по причини, посочени в чл. 101е, ал. 3 от ЗОП.

(9) Отдел „Личен състав” изготвя досие с всички документи, свързани с възложените ОП по реда на чл.26, за определения в чл.101ж от ЗОП срок.

 

Раздел VІа Ред за поддържане на Профила на купувача и за публикуване на документи в него

 Чл. 26а. (1) Отдел „Личен състав” и специалист „ Маркетинг и реклама“  отговарят за поддържането на Профила на купувача и за публикуването на документи в него.

(2) В Профила на купувача се публикуват под формата на електронни документи документите, посочени в чл. 22б, ал. 2 от ЗОП.

(3) Документите и информацията в Профила на купувача, които се отнасят до конкретна обществена поръчка, се обособяват в самостоятелен раздел в профила на купувача, представляващ електронна преписка със самостоятелен идентификационен номер и дата на създаването. Самостоятелният раздел се поддържа в профила на купувача до изтичането на една година от:

  1. приключването или прекратяването на процедурата – когато не е сключен договор;
  2. изпълнението на всички задължения по договора, съответно на всички задължения по договорите в рамковото споразумение.

(4) Извън случаите по ал. 3 документите и информацията по ал. 2 се поддържат в профила на купувача съгласно сроковете, посочени в чл. 22б, ал. 6 от ЗОП.

(5) Към уникалния номер на всяка обществена поръчка в Регистъра на обществените поръчки се показва хипервръзка към самостоятелния раздел в профила на купувача, в който се съдържат документите и информацията за конкретната поръчка.

(6) Служителят от  „Маркетинг и реклама“ отговаря за подготвянето на документите, които трябва да се публикуват в Профила на купувача в електронен вариант, включително за тяхното сканиране и заличаване на информацията, за която участниците са приложили декларация за конфиденциалност по чл. 33, ал. 4 от ЗОП, както и информацията, която е защитена със закон. При извършването на тези действия се спазват приложимите разпоредби на ЗОП.

(7) Специалистът по „ Маркетинг и реклама“ изпраща по електронна поща и/или предоставя на електронен носител (флаш памет) на IT специалистът, поддържащ сайта на ДУ – БАН електронните документи, които трябва да бъдат публикувани в Профила на купувача. Служителят от „Маркетинг и реклама“ извършва тези действия преди изтичането на съответните срокове за публикуване на документите, посочени в ЗОП, така, че IT специалистът да разполага с минимум 2 часа в рамките на работното време, за да публикува документите. Служителят от „Маркетинг и реклама“ указва на IT специалиста към коя Преписка се отнасят съответните документи, както и точното място на което трябва да бъдат публикувани документите на Интернет страницата към съответната Преписка. Служителят от  “Маркетинг и реклама“ указва срок IT специалиста, в който срок документът или информацията следва да бъдат публикувани в Профила на купувача, така, че да бъде спазен нормативно установеният срок съгласно ЗОП.

(8) IT специалистът публикува документите или информацията в Профила на купувача в указания от служителя по „Маркетинг и реклама“ срок. За всеки публикуван документ или информация в Профила на купувача, IT специалистът отбелязва в Профила на купувача дата и час на публикуване. IT специалистът осигурява защита на публикуваната информация от неправомерен или случаен достъп, използване, промяна или унищожаване, включително осигурява невъзможност от промяна на датата и часа, в които е посочено, че е публикуван съответният документ или информация. След публикуване на документите или информацията в Профила на купувача, IT специалистът изпраща съобщение по е-поща до служителя от „Маркетинг и реклама“ с потвърждение за направената публикация.

(9) След получаване на съобщението по е-поща по ал. 8, служителят от „Маркетинг и реклама“  най-късно на следващия работен ден проверява начина, по който документите или информацията са публикувани в Профила на купувача и при откриване на нередност уведомява незабавно IT  специалиста за необходимостта от извършване на корекции.

(10) Информацията за датата, основанието и размера на всяко извършено плащане по договорите за обществени поръчки и по договорите за подизпълнение, включително за авансовите плащания се изготвя от отдел „Финансово – счетоводен“  в 5-дневен срок от извършване на плащането и се изпраща по е-поща до служителя от „Маркетинг и реклама“  за предварително съгласуване преди публикуването й в Профила на купувача. След съгласуването на информацията служителят от „Маркетинг и реклама“  я изпраща до IT специалиста за публикуването й в Профила на купувача, като служителят от „Маркетинг и реклама“ следи за спазването на сроковете по ЗОП.

(11) Информацията за датите на освобождаване или задържане на паричните гаранции за участие в процедура или за изпълнение на договор се публикуват в Профила на купувача след съгласуване с отдел „ Финансово – счетоводен“.

 

Раздел VІI Възлагане на обществени поръчки без провеждане на процедура и без публична покана – при поръчки по чл. 3, ал. 1 от ЗОП на стойност без ДДС съгласно чл. 14, ал. 5 от ЗОП

Чл. 27. (1) В случаите, при които прогнозната стойност на поръчката по чл. 3, ал. 1 от ЗОП е под праговете на чл. 14, ал. 5 от ЗОП, Възложителят не е длъжен да прилага процедурите по ЗОП и условията и реда на глава осма „а” от ЗОП.

(2) При възникване на необходимост от възлагане на обществена поръчка на стойност по ал. 1, заявителят изготвя мотивирана докладна записка или мотивирано предложение за поемане на финансово задължение до Директора на ДУ – БАН, съгласувана с отдел „Финансово – счетоводен” за наличието на средства. В докладната записка заявителят посочва дали да бъде сключен писмен договор или разходите да бъдат доказани с първични платежни документи, в зависимост от предмета на поръчката.

(3) В случаите на положителна резолюция на Директора на Дом на учения при БАН и необходимост от сключване на писмен договор, отдел „Личен състав” организира изготвянето, съгласуването и сключването му след представяне на оферта от избрания изпълнител.

 

Раздел VIII Ред за възлагане на обществени поръчки чрез Състезателен диалог, процедура въз основа на Рамково споразумение и Динамични системи за доставки.

 Чл. 28. Възлагането на обществени поръчки чрез Състезателен диалог се осъществява по реда на Глава шеста “а” от ЗОП. Отдел „Личен състав” отговаря за подготовката, организацията, провеждането на процедурата и сключването на договора с определения за изпълнител. Отдел „Личен състав” отговаря за изготвянето и за изпращането на необходимите документи до АОП – решението за откриване (прекратяване) на процедурата, обявлението за провеждане на процедурата, решение за промяна (ако е приложимо), решението за определяне на кандидатите, които ще бъдат поканени да подадат оферти, информацията за сключен договор и информацията за изпълнен договор.

Чл. 29. (1) Възлагането на обществени поръчки въз основа на Рамково споразумение се осъществява по реда на Глава седма “а” от ЗОП. Отдел „Личен състав” отговаря за подготовката, организацията, провеждането на процедурата и за сключването на договора с определения за изпълнител. Отдел „Личен състав” отговаря за изготвянето и за изпращането на необходимите документи до АОП – решението за откриване (прекратяване) на процедурата, обявлението за провеждане на процедурата, решение за промяна (ако е приложимо), информацията за сключено рамково споразумение, информацията за сключен договор и информацията за изпълнен договор.

(2) В случай, че рамковото споразумение е сключено от Централния орган за обществени поръчки (ЦООП), ДУ – БАН прилага разпоредбите на ЗОП и на Постановление № 112 на МС от 04.06.2010 г. за създаване на Централен орган за обществени поръчки за нуждите на органи на изпълнителната власт. В случай, че ДУ – БАН е възложител по индивидуалния договор, сключен въз основа на рамково споразумение, сключено от ЦООП се прилага следното:

  1. ДУ – БАН сключва договора като прилага условията на рамковото споразумение. Дом на учения при БАН провежда съответната процедура за избор на изпълнител, съгласно условията при които е сключено рамковото споразумение – с определени всички условия или рамково споразумение при което не са определени всички условия.
  2. ДУ – БАН изпраща до ЦООП необходимата информация и документи, съгласно изискванията на ПМС № 112 от 04.06.2010 г.

(3) Във връзка с ал. 2, т. 1, отдел „Личен състав” отговаря за подготовката, организацията, провеждането на процедурата и сключването на договора с определения за изпълнител. Когато в рамковото споразумение не са определени всички условия, в комисията за избор на изпълнител, назначена от Директора на ДУ – БАН задължително участвува правоспособен юрист. Във връзка с ал. 2, т. 2 и ал. 3, отдел „Личен състав” отговаря за изпращането на необходимата информация и документи до ЦООП,

(4) Отдел „Личен състав” поддържа досие на всеки сключен договор въз основа на рамково споразумение и съхранява цялата документация по проведената от ДУ – БАН процедура за избор на изпълнител въз основа на рамково споразумение, включително доказателствата за публикуване на необходимите документи в Профила на купувача съгласно условията и сроковете определени в ЗОП и когато е приложимо в ПМС № 112 от 04.06.2010 г.

Чл. 30. Възлагането на обществени поръчки въз основа на Динамични системи за доставки се осъществява по реда на Глава седма “б” от ЗОП. Отдел „Личен състав” отговаря за подготовката, организацията, провеждането на процедурата и за сключването на договора с определения за изпълнител. Отдел „Личен състав” отговаря за изготвянето и за изпращането на необходимите документи до АОП – обявлението за откриване на процедурата, опростените обявления за обществени поръчки в рамките на динамичните системи за доставки, информацията за сключени договори въз основа на динамична система за доставки.

Чл. 31. Всички документи по този раздел за които се изисква съгласно ЗОП да бъдат публикувани в Профила на купувача се публикуват в Профила на купувача IT специалиста, обслужващ сайта на ДУ – БАН.

 

Раздел IX Обжалване

 Чл. 32. (1) Служба „Деловодство”, веднага след постъпването на жалби срещу действие, бездействие или решение на възложителя уведомява лично Директора на Дом на учения при БАН.

(2) Отдел “Деловодство” уведомява Директора на Дом на учения при БАН за всяка жалба срещу възложителя, както и за всяка наложена обезпечителна мярка.

(3) Служителят от отдел „ Деловодство“ и юриста, по искане на Директора на ДУ – БАН представя всички документи, свързани с възлагането на обжалваната процедура, както и становище по изложените в жалбата възражения в посочения в искането срок.

(4) Юристът осъществява процесуалното представителство по образуваните дела.

(5) Информация за хода на процедурата при производство по обжалване – формуляр на АОП – се изготвя от отдел „Личен състав” изпраща до АОП .

Чл. 33. Досиетата на образуваните дела, свързани с жалби по процедури за възлагане на обществени поръчки, се съхраняват в отдел “Личен състав”.

Раздел Х  Предварителен контрол. Контрол върху изпълнението на договора за обществена поръчка.

       Чл. 34. Предварителен контрол върху нефинансовата дейност при организиране на ОП се осъществява от началник отделите, които изготвят и съгласуват съответните документи  по ОП.

     Чл. 34а. (1) Контролът върху изпълнението на сключения договор се осъществява от определени от Директора на ДУ – БАН длъжностни лица за всеки конкретен случай. Лицата се определят (посочват) в договора и/или се определят със заповед на Директора на ДУ – БАН.

(2) Лицата, упълномощени за приемане на извършената работа, проверяват:

  1. спазването на срока за изпълнение на договора;
  2. съответствието на изпълнението с изискванията по договора – технически спецификации, техническо задание, изискванията за качество и количество и други параметри в зависимост от предмета и клаузите по договора;

(3) За приемане на извършената работа се съставя протокол, в който се описват и евентуални недостатъци на изпълнението, ако са установени такива, и се определя подходящ срок за отстраняването им.

Чл. 35. (1) Плащанията по договорите за възлагане на обществени поръчки се осъществяват от отдел „Финансово – счетоводен” в предвидените в договорите срокове, след представяне и проверка от финансовия контрольор на необходимите документи, включително приемо-предавателни протоколи и други, удостоверяващ изпълнението по договора.

(2) Отдел „Личен състав” изготвя и изпраща информация за изпълнените договори, както и за предсрочно прекратените договори, до Агенцията по обществените поръчки в сроковете, определени в Правилника за прилагане на ЗОП.

(3) След изпълнение на договора, отдел „Личен състав“ организира освобождаването на гаранцията за изпълнение на изпълнителя, ако няма основания за задържане на гаранцията. В случай че, гаранцията за изпълнение е представена като банкова гаранция, оригиналът на гаранцията се връща от отдел „Финансово – счетоводен” на участника лично “на ръка” срещу подпис. В случай, че гаранцията за изпълнение е представена като парична сума, внесена по сметка на БАН, отдел „Финансово – счетоводен” освобождава /възстановява/ сумата на гаранцията по сметка на изпълнителя. Гаранциите за изпълнение се освобождават след съгласие на лицето, отговарящо за контрола върху изпълнението на договора и ако е необходимо след съгласие на ръководителя на функционалното звено, в обхвата на което попада съответната поръчка.

(4) При неизпълнение на клаузи по договора лицето, отговарящо за контрола върху изпълнението, уведомява Директора на ДУ – БАН за предприемане на необходимите действия за търсене на отговорност от изпълнителя.

(5) Информацията и документите, свързани с изпълнението на договорите, които съгласно ЗОП трябва да се публикуват в профила на купувача се публикуват в профила на купувача от IT специалиста, поддържащ сайта на ДУ-БАН по реда на Раздел VIа. Информацията за датата, основанието и размера на всяко извършено плащане по договорите за обществени поръчки и по договорите за подизпълнение, включително за авансовите плащания се изготвя от отдел „ Финансово – счетоводен“.

(6) В срок 10 дни след извършване на окончателното плащане по съответния договор за обществена поръчка отдел „ Финансово – счетоводен“ информира отдел „ Личен състав“  за датата на която е извършено окончателното плащане по съответния договор и предоставя на необходимата финансова информация с оглед изготвянето от отдел “Личен състав“ на информация за изпълнен договор – по образеца на АОП.

Чл. 35а. Процедурите по документиране на процесите по възлагане на ОП в ДУ – БАН позволяват проследяване на всеки документ  – решение, обявление, документация, протокол на комисия, писма до участниците и др., всяко действие и процес, свързани с изискванията на ЗОП и съответните длъжностни лица, отговорни на всеки един етап за потоците данни и за проверка на документите.

  Чл. 36. Настоящите правила, съдържат разпределението на отговорностите и мониторинг на СФУК, като част от общите СФУК на организацията. Системите за вътрешен контрол, относно процесите по възлагане на ОП се наблюдават на всеки един етап от възлагането, включено в предходните членове, което гарантира функционирането на контролните механизми, според изискванията и при промяна на нормативната база.

 

Раздел ХI Ред за уведомяване на Агенцията по обществени поръчки за обществени поръчки  на стойност по чл. 14, ал. 4 и 5 от ЗОП – във връзка с чл. 44, ал. 10 от ЗОП

Чл. 36а. Отдел „Финансово – счетоводен” в срок до 10 март на съответната година изготвя справка за всички разходвани средства през предходната година във връзка с обществени поръчки по чл.3, ал.1 от ЗОП на стойности по чл. 14, ал. 4 и 5 от ЗОП и по чл.3, ал.2 от ЗОП, когато са на стойност под прага на чл.14, ал.2  от ЗОП. Изготвената справка се представя в отдел „Личен състав”, който в срок до 31 март попълва и изпраща информацията до Агенцията по обществени поръчки по утвърден от нея образец.

 

Раздел XII Съхранение на документацията за обществени поръчки

 Чл. 37. (1) Отдел „Личен състав” съставя и съхранява досие за всяка обществена поръчка, в което се включват:

(1а) За открити процедури, ограничени процедури и процедури на договаряне с или без обявление:

  1. всички документи, съставени от иницииране на процедурата до сключване на договора или нейното прекратяване, включително документацията за участие в процедурата, решението и обявлението за откриване на процедурата, решения за промяна – ако има такива, разяснения по документацията за участие – ако има такива и други;
  2. уведомленията до Агенцията по обществени поръчки (АОП), а в случай че документите са публикувани в Регистъра на обществените поръчки с използването на електронен подпис – писмата по електронна поща от АОП с потвърждения за датата на вписване на електронно подписани документи в Регистъра на обществените поръчки;
  3. разпечатки на решението и обявлението за откриване на процедурата и на решения за промяна – ако има такива от Интернет страницата на АОП. Разпечатки от Интернет страницата на АОП или потвърждения получени по Е-поща от АОП от които се вижда на кои дати са публикувани решението за откриване на процедурата, решенията за промяна и обявлението за поръчката. Разпечатки от Интернет страницата на АОП с публикувани информация за сключен договор, информация за изпълнен договор; Разпечатки от Е-поща или от Интернет от които се вижда на кои дати са изпратени съответните документи от отдел „Личен състав” до АОП.
  4. разпечатки от Интернет страницата на ДУ – БАН с потвърждение за датата на публикуване на документацията за участие на Интернет страницата на ДУ – БАН и евентуално публикувани разяснения по документацията.
  5. офертите на участниците, а при ограничена процедура и процедура на договаряне с обявление заявленията за участие на кандидатите;
  6. протокола от работата на комисията за оценка на офертите; писма/кореспонденция, свързани с предоставяне на достъп до или копие от протокола от работата на комисията на заинтересован участник или кандидат – при открита и ограничена процедура; протокола за резултатите от предварителния подбор – при ограничена процедура и процедура на договаряне с обявление; протоколите с участниците и докладът до възложителя, в който комисията отразява резултата от преговорите – при процедури на договаряне;
  7. решението за класиране на участниците и определяне на изпълнителя по поръчката, съдържащо и отстранените от участие в процедурата участници и оферти и мотивите за отстраняването им;
  8. копия от предявените жалби (искове), наложените обезпечителни мерки и постановените определения и решения от КЗК и/или ВАС;
  9. оригиналите на документите, представени от участника определен за Изпълнител преди подписването на договора – документите по чл. 47, ал. 10 от ЗОП и чл. 48, ал. 2 от ЗОП, гаранцията за изпълнение на договора и ако е приложимо други документи.
  10. оригинал от подписания договор за възлагане на обществената поръчка; оригинал от представената гаранция за изпълнение на договора;
  11. оригинали или копия от писма, протоколи, приемо-предавателни протоколи, акт образец 19, протоколи за извършени СМР и приемане на обекта, заповед за определяне на лица, осъществяващи контрол по изпълнението на договора; заповед за определяне на комисия за приемане на обекта; други документи свързани с изпълнението на договора.
  12. контролни листи за осъществен предварителен контрол от финансовия контрольор, други приложими документи свързани със съответната процедура.
  13. доказателства за публикуване на необходимите документи в Профила на купувача.

(1б) За поръчки по реда на глава осма „а” от ЗОП:

  1. освен приложимите документи, съгласно т. 1 – 13 от раздел 1а по-горе, досието по поръчката включва и: всички документи, съставени от иницииране на поръчката до сключване на договора или до оттеглянето на публичната покана. Това включва публичната покана и евентуални допълнителни документи /приложения/ към нея; разяснения по публичната покана – ако има такива; разпечатка на публичната покана от Интернет страницата на АОП, както и потвърждение с датата на публикуване на публичната покана в Портала на обществените поръчки; разпечатка от Интернет страницата на ДУ -БАН с потвърждение за датата на публикуване на публичната покана; писмата по електронна поща от АОП с потвърждение за видимост на публичната покана в Портала на обществени поръчки – видимост за период от … до …; заповед за назначаване на комисия (длъжностни лица) за оценка на офертите; получените оферти по поръчката; протокол за избор на изпълнител; оригинал от сключения договор; оригиналите на документите, представени от участника определен за Изпълнител преди подписването на договора – документи за удостоверяване липсата на обстоятелствата по чл. 47, ал. 1, т. 1 от ЗОП, декларации за липсата на обстоятелствата по чл. 47, ал. 5 от ЗОП и ако е приложимо други документи; доказателства за публикуване на необходимите документи в Профила на купувача; други приложими документи по съответната поръчка.

(1в) За възлагане на обществени поръчки без провеждане на процедура и без публична покана – при поръчки по чл. 3, ал. 1 от ЗОП на стойност без ДДС съгласно чл. 14, ал. 5 от ЗОП:

  1. освен приложимите документи, съгласно т.1-12 от раздел 1а по – горе, досието по поръчката включва и: всички документи, съставени от иницииране на поръчката до сключването на договора или до прекратяването на поръчката, доклада от ръководителя на функционалното звено, което ще се ползва от предмета на поръчката до Директора на ДУ-БАН, техническото задание за възлагане на поръчката, поканата към потенциалните участници, разпечатка от Интернет страницата на ДУ-БАН с датата на публикуване на поканата на Интернет страницата на ДУ-БАН и ако е приложимо – разпечатки от писма, изпратени по Е- поща до определени физически и/или юридически лица, получените оферти, контролен лист за предварителен протокол от финансовия контрольор, оригинал от сключения писмен договор избрания изпълнител, други приложими документи свързани със съответната обществена поръчка. Платежните документи, свързани с изпълнението на поръчката и контролните листи за предварителен контрол от финансовия контрольор се съхраняват от отдел „Финансово – счетоводен“, а отдел „Личен сътав“ съхранява копие от приемо-предавателните протоколи, доказващи изпълнението на поръчката.

(1г) За възлагане на обществени поръчки чрез Състезателен диалог, процедура въз основа на Рамково споразумение и Динамични системи за доставки.

  1. освен приложимите документи, съгласно т. 1 – 13 от раздел 1а по-горе, досието по поръчката включва и: всички документи, съставени от иницииране на процедурата до сключване на рамковото споразумение и договорите въз основа на него, до сключване на договора по съответната процедура или до нейното прекратяване, включително документацията за участие в процедурата, решения, обявления и други както следва:

– при процедура на Състезателен диалог – решенията по процедурата – за откриване (прекратяване), за промяна, за определяне на кандидатите, които ще бъдат поканени да подадат оферти, писмена покана за представяне на оферти, информацията за сключен договор и информацията за изпълнен договор;

– при процедура за сключване на Рамково споразумение – решението за откриване (прекратяване) на процедурата, обявлението за провеждане на процедурата, решение за промяна (ако е приложимо), документите свързани с избор на изпълнител въз основа на рамково споразумение – съгласно чл. 93б, чл. 93в и чл. 93г от ЗОП, информацията за сключено рамково споразумение, информацията за сключен договор и информацията за изпълнен договор;

– при процедура на Динамични системи за доставки – обявлението за откриване на процедурата, опростените обявления за обществени поръчки в рамките на динамични системи за доставки, информацията за сключени договори въз основа на динамична система за доставки;

  1. писмата/уведомленията до Агенцията по обществени поръчки (АОП), а в случай че документите са публикувани в Регистъра на обществените поръчки (РОП) с използуването на електронен подпис – писмата по Е-поща от АОП с потвърждения за датата на вписване на електронно подписани документи в РОП;
  2. разпечатки на посочените в т. 1 решения, обявления, решения за промяна – ако има такива, информации за сключено рамково споразумение, за сключени договори, информация за изпълнен договор, информация за проведения конкурс за проект от Интернет страницата на АОП; Разпечатки от Интернет страницата на АОП или потвърждения получени по Е-поща от АОП от които се вижда на кои дати са публикувани съответните документи; Разпечатки от Е-поща или от Интернет от които се вижда на кои дати са изпратени съответните документи до АОП.
  3. разпечатки от Интернет страницата на ДУ – БАН с потвърждение за датата на публикуване на документацията за участие на Интернет страницата на ДУ – БАН и евентуално публикувани разяснения по документацията.
  4. офертите на участниците, заявленията на кандидатите, предварителните оферти на кандидатите;
  5. протоколът от работата на комисията за оценка на офертите; Протоколът за резултатите от подбора, протоколите с кандидатите и докладът до възложителя, в който комисията отразява резултата от диалога и предлага кандидатите, които да бъдат поканени да представят оферти – при Състезателен диалог; документите свързани с оценката на предварителните оферти – протоколи, решения и други – при Динамични системи за доставки; Протоколът за избор на изпълнител въз основа на рамково споразумение – съгласно чл. 93б, ал. 3 от ЗОП; протокол за класирането на проектите – при конкурс за проект.
  6. решението за класиране на участниците, определяне на изпълнителя по поръчката, съдържащо и отстранените участници и оферти; решенията на възложителя при процедурите на Състезателен диалог – решението в което се обявяват кандидатите, които ще бъдат поканени да участват в диалога и в което се включват и кандидатите, които не отговарят на обявените от възложителя изисквания и решението на възложителя в което се определя диалога за приключен и се определят кандидатите, които ще бъдат поканени да представят оферти.
  7. копия от предявените жалби (искове), наложените обезпечителни мерки и постановените определения и решения от КЗК и/или ВАС;
  8. оригиналите на документите, представени от участника определен за Изпълнител преди подписването на договора – документите по чл. 47, ал. 10 от ЗОП и чл. 48, ал. 2 от ЗОП, гаранцията за изпълнение на договора и ако е приложимо други документи.
  9. оригинал от подписания договор за възлагане на обществената поръчка; оригинал от представената гаранция за изпълнение на договора;
  10. оригинали или копия от писма, протоколи, заповед за определяне на лица, осъществяващи контрол по изпълнението на договора, други документи свързани с изпълнението на договора или поръчката.
  11. контролните листи, други приложими документи свързани със съответната процедура.
  12. доказателства за публикуване на необходимите документи в Профила на купувача.

(1) Досиетата на обществените поръчки съгласно ал. 1 се съхраняват в съответствие със сроковете, определени в ЗОП, в отдел „Личен състав“.

Чл. 38. (1) В отдел „Финансово – счетоводен” се съхранява копие от сключения договор и копие от гаранцията за изпълнение на договора.

(2) Копие от подписания договор се съхранява и в съответното функционално звено с оглед изпълнение на задълженията по мониторинг и контрол.

 

ДОПЪЛНИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

  • 1. Настоящите правила се приемат на основание чл. 8б от ЗОП.
  • 2. За неуредени в настоящите правила въпроси се прилагат съответните разпоредби на ЗОП, Правилника за прилагане на ЗОП и другите приложими подзаконови нормативни актове.
  • 3. Настоящите правила са приети на заседание на Ръководството на ДУ – БАН, проведено на 30.09.2014г. и влизат в сила от 01.10.2014г.